Решения от Google – Docs, Sheets и Slides – бесплатны, доступны с любого устройства и позволяют организовать удобную совместную работу в реальном времени. Однако за удобством скрывается серьезная проблема: эти инструменты не обеспечивают достаточного уровня защиты данных. Разбираемся, какие риски несет использование Google Docs в компании, и какие альтернативы предлагает российский рынок.

Отсутствие полного контроля над данными

Когда вы загружаете документ в Google Docs, вы фактически передаете его на серверы Google, расположенные за пределами России. Это означает, что:

• Компания теряет контроль над тем, где хранятся ее данные.
• Данные могут быть доступны третьим лицам, включая государственные органы США.
• Нет гарантии, что данные не используются для внутреннего анализа или монетизации.

Для организаций, работающих с персональными данными, коммерческой тайной или государственной информацией, это прямое нарушение требований законодательства, включая ФЗ-152 «О персональных данных» и требования ФСТЭК.

Слабая защита конфиденциальной информации

Google Docs не предлагают:

• Шифрования данных на уровне приложения.
• Возможности настроить гибкие политики доступа (например, запрет копирования, печати, скачивания).
• Контроля за тем, кто просматривал документ и когда.
• Аудита действий пользователей в полном объеме.

Даже если вы ограничите доступ к документу, получатель может скопировать текст и переслать его третьим лицам – и вы об этом не узнаете.

Риски утечки через общие ссылки

Одна из самых частых ошибок – публикация документов по ссылке с доступом «для всех, у кого есть ссылка». Такой документ может случайно попасть в открытый доступ, особенно если ссылка окажется в логах почты, чата или даже в поисковой выдаче Google. В 2020 году в результате утечки данных через Google Docs миллионы конфиденциальных документов были опубликованы именно таким образом.

Несоответствие российскому законодательству

Google не является российской компанией, не имеет представительства на территории РФ и не проходит сертификацию ФСТЭК или ФСБ. Это делает невозможным использование Google Docs:

• В государственных учреждениях.
• В компаниях с госконтрактами.
• В организациях, обрабатывающих персональные данные граждан РФ.

Согласно требованиям Роскомнадзора, персональные данные должны храниться на серверах в России.

Чем заменить Google Docs в корпоративной среде

OnlyOffice, Р7-Офис и MyOffice – это российские аналоги Google Docs, которые обеспечивают:

• Хранение данных на территории РФ.
• Шифрование информации.
• Гибкие настройки прав доступа.
• Соответствие требованиям ФЗ-152, ФСТЭК и другим нормативным актам.

OnlyOffice 

Полнофункциональный офисный пакет с редакторами текстов, таблиц, презентаций и PDF, полностью совместимый с форматами Microsoft Office.

• Безопасность и контроль. Поддерживает локальное развертывание на собственных серверах – данные остаются внутри вашей инфраструктуры, без доступа извне. Идеально подходит для работы с персональными данными и коммерческой тайной.
• Совместная работа. Обеспечивает ко-редактирование в реальном времени, комментарии, чаты и интеграцию с СЭД – функционал сопоставим с Google Docs, но с защитой корпоративного уровня.
• Суверенность. Российская разработка, включена в Реестр отечественного ПО, сертифицирована ФСТЭК и Минцифры РФ. Одобрена для использования в госсекторе и критически важных отраслях.

Р7-Офис

Полнофункциональный офисный пакет, включающий редактор текстов, таблиц и презентаций. Его ключевое преимущество для бизнеса – возможность коробочной установки на собственные серверы компании.

• Безопасность. Все данные остаются внутри вашей IT-инфраструктуры. Никакого доступа извне, если вы сами его не предоставите. Идеальное решение для госучреждений и компаний, работающих с гостайной.
• Совместная работа. Поддерживает режим ко-редактирования, комментирование и проверку правописания, не уступая по функционалу Google Docs.
• Суверенность. Полностью российское решение, включенное в Реестр отечественного ПО.

MyOffice

Помимо стандартных офисных приложений, MyOffice предлагает продукты для совместной работы (MyOffice Teamwork), которые являются прямой альтернативой Google Docs.

• Защита данных. MyOffice можно развернуть на приватном сервере, обеспечив полный контроль над данными. Система разграничения прав доступа очень гибкая и прозрачная.
• Комплексность. Решение охватывает не только документы, но и почту, календари, планировщик задач, создавая единую защищенную среду для совместной работы.
• Соответствие требованиям. Продукт создан с учетом строгих требований регуляторов, что делает его привлекательным для крупного бизнеса и госсектора.

Не ставьте удобство выше безопасности!

Google Docs – отличный инструмент для личного использования, однако в корпоративной среде, особенно в России, его применение чревато серьезными юридическими и репутационными рисками. Безопасность Google Docs не соответствует требованиям российского законодательства: данные хранятся на серверах за пределами РФ, что нарушает нормы ФЗ‑152 «О персональных данных» и требования регуляторов к локализации информации. При этом механизмы управления доступом ограничены – невозможно запретить копирование, печать или скачивание документов, а действия пользователей плохо поддаются аудиту.

Конфиденциальность данных в Google Docs также не обеспечена: согласно политике Google, компания может использовать загруженные документы для внутренней аналитики и улучшения своих сервисов. Кроме того, в рамках законов вроде CLOUD Act американские власти вправе запрашивать доступ к данным, хранящимся на серверах Google, без уведомления владельца информации.

Р7-Офис, MyOffice, OnlyOffice и другие российские решения предоставляют тот же, а зачастую и превосходящий функционал – от совместного редактирования в реальном времени до интеграции с корпоративными системами, – и при этом гарантируют, что ваши данные останутся под вашим контролем, внутри вашей инфраструктуры и в полном соответствии с требованиями российского законодательства.